تقول الحكمة العربية ( الوقت كالسيف أن لم تقطعه قطعك) لذلك يجب علينا التركيز على أهدافنا، ومعرفة الأولويات، وتنظيم الوقت، فنحن نعيش في عصر السرعة الذي لا يرحم المتباطئين والاتكاليين، وللوصول إلى حياة مثالية عملية، علينا تنظيم شؤون حياتنا، من خلال هذه الخطوات التي وضعها باحثون مهرة، وخبراء اختصاصيون ألا وهي:
أولا- ركز على أهدافك: حيث يتوجب عليك أن تكون إيجابياً في تصرفاتك، وأن تكون قديراً في أدائك، فتفعل الشيء على صورته الصحيحة، والحرص على تبني الأهداف والطموحات والواضحة عن طريق ما يلي:
أ - اشترك مع رئيسك في تحديد أكثر المجالات التي تتطلب تحقيق نتائج ملموسة.
ب - حدد أهدافاً معينة ترغب في تحقيقها سواء على المدى القريب أو البعيد.
ج - استخدم معايير مناسبة لتتبع مستوى أدائك.
د - تأكد من أن أهدافك وطموحاتك تتفق مع الأهداف الخاصة بإدارتك أو بالمؤسسة عموماً، وأنها تعكس احتياجات العملاء.
و - حدد مواعيد لمراجعة الأداء على مدار السنة.
هـ - وازن بين الأولويات والأهداف، واستشر رئيسك وعملاءك والموردين الذين تعمل معهم إذا لزم الأمر.
ز - راجع مستوى تقدمك ونجاحك بصفة منتظمة.
ثانياً- حدد أولوياتك: كي تستطيع إنجاز الأعمال المطلوب منك تنفيذها بالسرعة القصوى،و ذلك بواسطة الإرشادات التالية:
أ - حدد أولوية الشيء تبعاً لأهميته، والسرعة المطلوبة لإنجازه.
ب - خطط لإنجاز الأعمال الهامة والعاجلة أولاً، ثم الأقل أهمية وهكذا.
د - طبقاً لمبدأ باريتو، فإن نحو 80 % من نشاطاتك تتوزع على نحو 20% من وقتك، لذا حاول أن تركز على الوقت القصير المنتج بدلاً من الوقت الطويل الضائع.
هـ - أعد باستمرار تقييم نشاطاتك في ضوء أهدافك الشخصية وأولوياتك التي تسعى لتحقيقها، ورتب نفسك على هذا الأساس.
ثالثاُ: نظم وقتك: التخطيط عامل حيوي من عوامل النجاح لذلك عليك أن تتحكم بوقتك وتنظمه وتذكر أن الفشل في التخطيط هو تخطيط للفشل، ومن أجل استغلال ناجح للوقت اتبع ما يلي:
أ - ضع جدولاً زمنياً لأعمالك.
ب - اترك هامشاً من الوقت بين عمل وآخر لمواجهة المواقف والمقاطعات غير المتوقعة.
ج - حدد قائمة ببعض الأنشطة التي يمكنك أن تملأ بها هذا الفراغ.
د - اجعل الساعة الأولى في يوم العمل ساعة نشيطة ومزدحمة لأنها ستكون بمثابة مؤشر لنمط العمل في باقي اليوم.
و - خصص نحو نصف ساعة أو ساعة يومياً للتفرغ للتفكير فيما يستجد من أمور هامة.
هـ- خذ استراحة في الأوقات التي تشعر فيها بأنك لا تستطيع أن تعمل أو تفكر بكفاءة.
م- أنجز المهام التي تحتاج إلى تفكير عميق حين تكون في أفضل حالاتك.
ز - احرص على أن تشغل يومك بأعمال ذات قيمة، ولا تقم بأي عمل غير ذي أهمية لمجرد شغل وقت الفراغ.
و- قم بمهمة واحدة في كل مرة تنوي فيها عمل شيء.
ط - خصص وقتاً للاسترخاء والراحة، كي يساعدك على استعادة قوة التركيز وإطالة فترة نشاطك، ويخلصك من الإحساس بالخمول.
رابعاً- استخدام منظمات الوقت:
وهناك عدة طرق من منظمات الوقت التي ستساعدك على تنظيم الوقت فيما لا يفيد واستغلاله على أحسن صورة ومن هذه المنظمات المفكرة الشخصية، المخطط اليومي، المخطط الأسبوعي، الشهري، لوحات الحائط، لوحات المحادثة، البريد الصوتي والبريد الإلكتروني.
بعد أن تحدد منظمات الوقت المناسبة لك اتبع ما يلي :
أ - جهز نفسك بالأدوات اللازمة.
ب - خض التجربة، وقد تستهلك محاولتك الأولى جزءاً كبيراً من وقتك، لكن لا تقلق، فبمرور الوقت ستزيد سرعة أدائك.
ج - في نهاية كل شهر راجع كيف سارت الأمور، وما هي العوامل التي ساعدتك وكيف، وما هي العوامل التي أعاقتك.
د - عدل أسلوبك وجربه مرة أخرى في الشهر التالي.
هـ- داوم على المحاولة والمراجعة حتى تتوصل إلى أنسب الطرق.
خامساً: تجنب عوامل إضاعة الوقت:
من السهل أن تضيع وقتك إذا لم تكن حريصا في استغلاله ولذلك نقدم لك بعض النصائح العملية كي تتجنب إضاعته فيما لا يفيد:
أ - المداومة على تدوين الوقت وهو أمر قد يبدو عسيراً ولكن يستحق العناء، فلن تتحسن أبداً إلا إذا وضعت يدك على المشكلة.
ب - حدد الأسباب الأساسية لإضاعة الوقت.
ج - تجنب إيقاع اللوم على الآخرين في إضاعة وقتك، حمل نفسك المسؤولية.
د - إذا لم تتمكن من التخلص من أسباب إضاعة الوقت، فحدد الوسائل التي يمكنك على الأقل أن تخفف من حدة أثرها السلبي وفي النهاية كن قاسياً على الوقت لطيفاً على الناس.